Chia sẻ kiến thức

Xây dựng quy trình quản lý giao việc hiệu quả

June 17, 2021

Xây dựng quy trình giao việc không dễ dàng, và đặc biệt đối với các doanh nghiệp SMEs. Tuy nhiên, BEMO sẽ giúp các doanh nghiệp xây dựng một quy trình làm việc với các bước đơn giản trong bài viết này.

1. Tại sao nên xây dựng quy trình quản lý giao việc?

quản lý giao việc

Một quy trình quản lý giao việc là điều nên làm của ban giám đốc và cấp quản lý, vì họ sẽ theo dõi, đánh giá, giải quyết những “nút thắt cổ chai” (bottlenecks) tức thời. Những lợi ích khi xây dựng quy trình quản lý giao việc như:

  • Hạn chế triệt để những rủi ro vận hành: Trong một quy trình giao việc, nhiệm vụ của mỗi thành viên đã được phân chia rõ ràng và có trình tự, nên doanh nghiệp không lo sự chồng chéo, khó kiểm soát công việc.
  • Nâng cao hiệu suất: Không khó để doanh nghiệp nhận thấy khi có một quy trình giao việc được chuẩn hóa trên cùng một hệ thống, sẽ rút ngắn thời gian trao đổi, theo dõi, nhắc việc. Hoặc doanh nghiệp có thể phân bổ công việc đúng người, đúng việc. Hiệu quả làm việc cũng từ đó được nâng cao.
  • Khả năng kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc: Bạn có gặp khó khăn khi giao việc, sau đó phải tự ghi chú để nhắc nhở? Hay phải đau đầu khi nhận hàng loạt các tin nhắn trao đổi công việc từ rất nhiều nhóm làm việc? Hoặc khó khăn khi đánh giá hiệu quả nhân viên? Nếu mọi hoạt động, mức độ hoàn thành công việc…đều được thể hiện trên một hệ thống, thì các vấn đề trên có còn gây trở ngại cho bạn? Về phần nhân viên cũng dễ dàng kiểm tra mức độ hoàn thành KPIs để phân bổ thời gian và sức lực hợp lý.
  • Tối ưu nguồn nhân lực và chi phí vận hành: Từ các lợi ích đề cập trên, bạn thử làm một bài toán so sánh giữa việc trả một khoản phí ban đầu lớn hơn so quỹ lương bỏ ra cho đội ngũ kiểm soát. Nhưng xét về lâu dài, thì bạn sẽ nhận lại rất nhiều lợi ích và kể cả tiết kiệm chi phí hơn.
  • Nâng cao vị thế cạnh tranh: Trong thời đại chuyển đổi số, khi doanh nghiệp có quy trình giao việc chuyên nghiệp, dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, vị thế doanh nghiệp cũng được nâng tầm hơn rất nhiều.

Vì vậy, các doanh nghiệp không nên bỏ qua việc xây dựng một quy trình giao việc chuẩn chỉnh, nhưng nên bắt đầu triển khai như thế nào? Hãy đọc tiếp phần bên dưới nhé.

2. Những bước xây dựng quy trình giao việc hiệu quả

xây dựng quy trình giao việc

Để xây dựng một quy trình giao việc hiệu quả cấp lãnh đạo phải có nhiều yếu tố quản trị, nhưng sẽ dễ dàng hơn cho doanh nghiệp khi tham khảo 5 bước dưới đây:

Bước 1: Xác định danh sách công việc

Để kết quả công việc được hiệu quả hơn, mỗi phòng ban cần phải xác định rõ ràng đầu mục công việc của các nhân viên theo tuần, tháng, và quý. Vì họ sẽ theo dõi, bám sát hơn về nhiệm vụ được giao. Và dựa vào đây, cấp quản lý cũng có thể:

  • Nắm bắt được những ai đang làm nhiệm vụ gì?
  • Thời hạn khi nào hoàn thành?

Bước 2: Phân quyền giao việc đúng người

Trong một quy trình doanh nghiệp có quy mô tầm trung trở lên, các cấp lãnh đạo nên phân chia quyền hạn cho trưởng phòng làm việc với nhân viên cấp dưới. Vì như thế, họ sẽ theo dõi kết quả  và nhận báo cáo từ đối tượng cụ thể, thay vì nhiều nguồn dữ liệu của nhân viên các phòng ban đổ về.

Và doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng mô hình 5W-1H-5M, cụ thể như sau:

5W-1H là:

  • What – cần xác định nội dung công việc cụ thể
  • Why – Mục tiêu cần đạt được
  • When – Thời gian cho công việc khi nào bắt đầu, kết thúc
  • Who – Ai là người thực hiện, quản lý là ai, và phòng ban hỗ trợ cần có
  • How – Công việc được hoàn thành như thế nào?

5M sẽ bào gồm:

  • Man (nguồn lực) – Phía doanh nghiệp cần xác định trình độ, nghiệp vụ, kinh nghiệm của nhân viên , và nhiều yếu tố khác nếu cần.
  • Money (tiền bạc) – Các công việc triển khai cần lên ngân sách bao nhiêu? Và được thanh toán như thế nào?
  • Material (nguyên vật liệu cần thiết) – Cần xác định tiêu chuẩn vật liệu, hoặc nhà cung cấp để hỗ trợ công việc ra sao?
  • Machine (công nghệ/ thiết bị) – Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ nào? hoặc sử dụng thiết bị có tiêu chuẩn ra sao để phục vụ công việc?
  • Method (cách làm việc) – Công việc được triển khai theo phương pháp nào?

Bước 3: Áp đặt các chỉ số KPIs phù hợp

Tùy vào nhiệm vụ của mỗi phòng ban mà doanh nghiệp có thể đưa ra chỉ số phù hợp. Vì những chỉ số này sẽ là thước đo hiệu quả của phòng ban, chất lượng công việc mỗi nhân viên đã hoàn thành. Thế nên, đưa ra những chỉ số đánh giá sẽ thúc đẩy tổ chức làm việc hiệu suất hơn, cũng như không lãng phí nguồn lực dựa trên các yếu tố:

  • Đơn vị áp dụng đo lường
  • Sử dụng phần mềm, công cụ nào để  đo lường?
  • Cần kiểm tra những phần nào của công việc, và người phụ trách?

Bước 4: Định hướng rõ ràng về mục tiêu công việc

Dù các bộ phận có tài giỏi nhưng công ty thiếu định hướng kinh doanh sẽ không thể mang lại hiệu quả. Vì nhân viên không thấy được những giá trị mà khối công việc được giao là gì? Cấp lãnh đạo lại có đánh giá không tốt về hiệu suất của họ, từ đó dẫn đến chán nản, nghỉ việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên đưa ra định hướng rõ ràng và áp đặt công việc sẽ dễ dàng hơn.

Bước 5: Tổng hợp báo cáo

Giao việc và hoàn thành xuất sắc sẽ không có ý nghĩa gì nếu thiếu đi báo cáo, vì điều đó cho thấy các kết quả đạt được của phòng ban, nhân viên để nhận thưởng, hoặc cảnh báo. Thế nên, doanh nghiệp cần phải có một người chịu trách nhiệm để nhận báo cáo và tổng hợp để chuyển giao lại cho lãnh đạo cao cấp.

Tuy nhiên, quy trình này chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ (SEMs), và khi quy mô phát triển đòi hỏi tổ chức phải có hệ thống quản trị như ERP để giám sát hết mọi hoạt động mà không cần phải thực hiện thủ công.

Với những bước cơ bản trên, BEMO tin rằng bạn có thể xây dựng được một quy trình quản lý giao việc chỉnh chu và ít tốn kém nhất. Nhưng nếu bạn thấy rằng mô hình hiện tại không thể áp dụng thì hãy nghĩ đến ERP – hệ thống quản trị tổng thể, và liên hệ với BEMO để tư vấn nhé.