Case Study

Tài sản doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ với ERP như thế nào?

Quản lý tài sản rất quan trọng với mỗi doanh nghiệp, vì khi quy trình lỏng lẻo dễ dàng gây thất thoát, hư hại, cũng không tính được hiệu suất sử dụng của tài sản. Do đó, khi chuyển đổi số, quy trình quản lý tài sản trên ERP sẽ tối ưu những lỗ hổng trong khâu vận hành khi mọi hoạt động cấp phát, sử dụng, bảo trì… đều được chuẩn hóa.

1. Những thách thức trong quản trị tài sản của doanh nghiệp

erp quản trị tài sản

Quy mô doanh nghiệp phát triển đồng nghĩa tài sản cũng sẽ tăng lên, và việc kiểm soát gặp nhiều thách thức.

Thông thường, những doanh nghiệp sử dụng các hệ thống riêng lẻ hoặc truyền thống như excel sẽ gặp những vấn đề trong quản lý tài sản như sau:

  • Rủi ro sai sót và thống kê khó khăn – Quản lý tài sản thủ công như nhập liệu, lưu trữ bằng excel gặp rủi ro rất lớn là dễ dàng xóa, hoặc chỉnh sửa mà không thông báo cho các bộ phận liên quan.
  • Khó khăn quản lý với quy mô ngày càng lớn – Khi khối lượng tài sản của doanh nghiệp tăng lên, thì việc quản lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Ví dụ, khi nhân sự trên 500 nhân viên, thì các dữ liệu lưu trữ việc phân phối tài sản bằng excel sẽ làm cho bộ phận quản lý khó tìm kiếm thông tin, theo dõi việc bảo trì… Thậm chí rủi ro mất mát do dữ liệu không khớp với thực tế.
  • Hao tốn nguồn nhân lực – Để có được dữ liệu quản lý tài sản, bộ phận chịu trách nhiệm phải phân bổ nhân lực và thời gian nhằm nhập liệu, quản lý tài sản như: số lượng, tình trạng… Khoảng thời gian bỏ ra để một nhân sự  thực hiện công việc này khá lâu và đôi khi chồng chéo với các bộ phận khác.

Với 3 nguyên nhân gây thất thoát, rủi ro trong việc quản lý tài sản, bạn có thể thấy rằng phương pháp truyền thống bị hạn chế nhiều khía cạnh. Do đó, các doanh nghiệp cần phải thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng với hệ thống ERP quản trị toàn diện.

Hãy tiếp tục đọc phần bên dưới để xem ERP giải quyết bài toán quản lý tài sản tiện lợi  như thế nào nhé.

2. Giải pháp ERP giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả hơn

quy trình quản lý tài sản

Quy trình quản lý tài sản của doanh nghiệp được tối ưu khi triển khai ERP, và mỗi phòng ban liên quan được chia sẻ, kiểm soát dữ liệu trên cùng một hệ thống.

Để giúp bạn thấy được những lợi ích từ hệ thống ERP so với cách truyền thống, chúng tôi sẽ diễn giải, so sánh quy trình  mua mới và cấp phát thiết bị. Quy trình này được mô tả đơn giản khi nhận được yêu cầu và phải tiến hành mua mới.

ERP Phương pháp truyền thống
1. Yêu cầu cấp phát được làm trực tiếp trên hệ thống.

2. Khi yêu cầu được duyệt, bộ phận IT và các nhân sự liên quan (như HR, kế toán…) sẽ nhận được thông tin. Hệ thống hỗ trợ kiểm tra tồn kho, hoặc ở các kho khác đang có sẵn nếu cần luân chuyển.

3. Nếu không có tồn kho, bộ phận IT sẽ tạo đơn đặt hàng. Hệ thống hỗ trợ tạo 3 báo giá, đồng thời liên kết đơn đặt hàng cho nhiều yêu cầu được duyệt. Đơn đặt hàng được cấp quản lý phê duyệt trên hệ thống.

4. Kiểm tra và xác nhận nhập kho, cấp phát thiết bị cho người yêu cầu.

5. Người yêu cầu xác nhận đã nhận trên hệ thống

1. Yêu cầu cấp phát được lập theo form, và được gửi đến các cấp xin duyệt.

2. Khi yêu cầu được duyệt, bộ phận IT căn cứ vào file excel theo dõi để kiểm tra tình trạng sẵn có của thiết bị được yêu cầu.

Như vậy, các nhân sự liên quan (HR, kế toán…) không nhận được thông tin.

3. Bộ phận chuyên trách tiến hành xin duyệt báo giá qua email hoặc trên giấy tờ, sau đó thực hiện đặt hàng.

4. Kiểm tra, cập nhật file theo dõi

5. Người yêu cầu xác nhận trên phiếu bàn giao

Hệ thống ERP đã mang đến quy trình mua hàng và cấp phát tối ưu hơn so với truyền thống:

  • Quản lý chặt chẽ và dường như rất khó để xóa hay chỉnh sửa khi đã hoàn tất quy trình. Các bộ phận có thể kiểm tra chéo trong từng khâu, giảm thiểu rủi ro mất hay thiếu thông tin về thiết bị.
  • Liên kết, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chuyên trách được kịp thời, hỗ trợ công tác kiểm tra như tính hợp lý hợp lệ của việc thanh toán nhà cung cấp…
  • Cấp quản lý cũng dễ dàng kiểm tra tình hình thiết bị của toàn công ty, công tác duyệt cũng theo đó đơn giản hơn.
  • Báo cáo nhanh, chính xác gần như sát với thời gian thực, so với việc quản lý bằng excel, sẽ phụ thuộc rất nhiều bởi người nhập liệu.
  • Nâng cao ý thức bảo vệ tài sản của nhân viên, vì mọi hoạt động như yêu cầu bảo trì…đều được lưu lại trên hệ thống.

Khi triển khai hệ thống ERP những khó khăn trong quy trình quản lý tài sản đã được giảm bớt, và chi phí vận hành cũng được tối ưu. Để có thể trải nghiệm phần mềm, bạn có thể liên hệ với BEMO tại đây nhé.