Chia sẻ kiến thức

Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp thiếu đi nhân viên nên không thể đo lường được chính xác năng suất, khối lượng công việc của họ. Điều này gây ảnh hưởng đến quá trình phát triển dài lâu của công ty, vì nhân viên sẽ không biết điểm yếu của mình ở đâu để khắc phục và làm việc tốt hơn. Bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp bắt đầu xây dựng một quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

1. Thiết kế mẫu đơn đánh giá 

Việc đầu tiên trong quy trình đánh giá nhân sự là phải thiết kế được mẫu đơn hoàn chỉnh, và chỉ tập trung vào những yếu tố cần thiết. Thêm vào đó, bạn nên thiết kế mẫu đơn đánh giá theo các cấp độ gồm:

  • Mẫu đơn đánh giá cho nhân viên: Đối với cấp bậc nhân viên, bạn nên chú trọng đánh giá các nhân tố gồm kỹ năng, chất lượng, kiến thức, đầu mục công việc, và thái độ hợp tác với đồng nghiệp. Mỗi yếu tố, bạn nên đưa ra khoảng 5 thang điểm đánh giá như quá thấp không thể chấp nhận, chưa đạt yêu cầu, đủ đạt yêu cầu, trên yêu cầu, và hoàn thành yêu cầu xuất xắc. Lưu ý thêm, bạn cũng nên để khoảng cách vài dòng cho mỗi cột đánh giá để ghi chú tại sao nhân viên ở mức đó.
  • Mẫu đơn đánh giá cho cấp quản lý: Ngoài đánh giá những yếu tố cơ bản, bảng đánh giá của cấp quản lý nên thêm vào kỹ năng lãnh đạo gồm khả năng làm việc nhóm, thúc đẩy tinh thần nhân viên, theo dõi công việc, báo cáo đúng hạn, khả năng tư duy, giải quyết các vấn đề. Để trông thật chuyên nghiệp, bạn nên thiết kế riêng biệt với bảng đánh giá nhân viên nhé.

2. Đưa ra các chỉ tiêu đánh giá

quy trình đánh giá nhân viên

Để dễ dàng đưa ra các chỉ tiêu đánh giá, bạn có thể dựa vào bảng mô tả công việc để quy đổi hiệu suất mà nhân viên đạt được về số lượng lẫn chất lượng. Đây cũng được xem là một trong các bước trong xây dựng quy trình đánh giá nhân viên

Chẳng hạn, nhân viên bán hàng sẽ có bảng mô tả công việc là tương tác và tư vấn khách hàng với yêu cầu cụ thể như:

  • Số cuộc gọi mỗi ngày là 50
  • Trao đổi email là 20
  • Gửi báo giá là 10

Vậy nên, bảng mô tả của nhân viên hàng ngày sẽ yêu cầu số lượng khách hàng tiềm năng và tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng. Từ đó, phòng ban có thể đo lường được năng suất làm việc dựa trên mức lương chi trả cho nhân viên.

Bên cạnh đó, ngoài các chỉ tiêu đánh giá công việc, bạn cũng có thể dựa trên tác phong đi làm của nhân viên để đưa ra kết quả quả như giờ giấc đi làm có theo quy định công ty không. Hoặc nếu có một vài yếu tố chỉ có thể đo lường bằng định tính như thái độ ứng xử với đồng nghiệp, và bạn nên ghi ra những điểm cần cải thiện ngay trong bảng đánh giá để nhắc nhở sửa đổi.

Vì vậy, bạn nên xác định các chỉ tiêu đánh giá gồm:

  • Số lượng công việc của nhân viên
  • Chất lượng công việc hoàn thành
  • Tác phong chấp hành quy định công ty
  • Thái độ ứng xử

3. Cách thức triển khai đánh giá

Trước khi đánh giá nhân viên, bộ phận nhân sự nên tự hỏi cách thức triển khai như thế nào để thật chuyên nghiệp:

  • Nhận xét như thế nào là hợp lý?
  • Đánh giá về cái gì?
  • Tạo thảo luận, trao đổi giữa các nhân viên ra sao?

Vì nếu không có được quy trình đánh giá nhân sự chỉnh chu, thì sẽ thiếu đi sự tin tưởng từ phía nhân viên.

Thế nên, bạn nên tham khảo lời khuyên dưới đây khi triển khai đánh giá:

  • Đừng đưa ra những nhận xét có ý xúc phạm, hoặc gây ảnh hưởng cảm xúc của nhân viên. Thay vào đó, bạn chỉ nên đánh giá điểm mạnh, yếu của họ.
  • Nhân viên sẽ lắng nghe hơn khi bạn giúp họ đưa ra đề xuất, sau khi nhận được phản hồi tiêu cực về mình. Điều này sẽ cho họ thấy rằng bạn không thiên vị, mà đang đánh giá công bằng.
  • Cho nhân viên cơ hội để biết được những gì có thể chấp nhận được về thái độ làm việc, chất lượng công việc, và cái gì không thể… để cải thiện, và hãy cho họ thời gian để sửa chữa, cũng như được đánh giá lại.
  • Trong phần đánh giá, bạn nên tạo cơ hội để nhân viên phản hồi, nói ra ý kiến bản thân sau khi nhận kết quả đánh giá, cũng như tạo cơ hội để nhân viên cải thiện.

Khi bạn triển khai đánh giá nhân viên có chiến lược thì sẽ giúp nhân viên cải thiện đáng kể, và họ có xu hướng gắn bó với doanh nghiệp hơn.

4. Chính sách khen thưởng rõ ràng

quy trình đánh giá nhân sự

Mục đích của việc đánh giá trong quy trình đánh giá nhân viên là để khen thưởng cho những cống hiến của nhân viên với doanh nghiệp, cũng như loại bỏ những cá thể làm việc kém. Do đó, bộ phận chuyên trách nên rõ ràng về phần thưởng cho nhân viên được đánh giá tích cực như thưởng năng suất, tăng lương,…

Ngược lại, những nhân viên thành tích kém sẽ có cơ hội cải thiện, và đánh giá lại. Nhưng nếu họ vẫn không có biểu hiện tốt hơn thì phòng ban chuyên trách nên áp dụng chính sách:

  • Thư cảnh báo
  • Kiểm điểm
  • Đình chỉ ở cấp độ nặng
  • Cho thôi việc

Như thế, nhân viên sẽ cố gắng làm việc, cũng như có trách nhiệm hơn trong công việc. Đây là cũng một trong những cách giữ chân nhân tài hiệu quả mà bạn cần quan tâm

5. Đưa thời gian đánh giá cụ thể

thời gian đánh giá quy trình đánh giá nhân sự

Nếu bạn đã xây dựng được một quy trình đánh giá nhân sự chỉnh chu, thì bạn nên đưa ra thời gian sẽ áp dụng theo tháng, quý hoặc năm để phòng ban chuẩn bị tốt nhất. Thông thường, thời gian đánh giá sẽ diễn ra mỗi hai quý một lần với khối lượng công việc đủ lớn để đánh giá, hoặc mỗi năm một lần.

Một quy trình đánh giá nhân viên chuyên nghiệp sẽ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cũng như cải thiện năng suất nhân viên. Và đây là quy trình không thể thiếu của bộ phận nhân sự để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển xa hơn.

Với BEMO, chúng tôi sẽ giúp các doanh nghiệp được trải nghiệm phân hệ quản trị nhân sự với tính năng đánh giá tối ưu, và bạn chỉ cần trả một mức phí cạnh tranh để trải nghiệm trước khi triển khai ERP.