Chia sẻ kiến thức

Quản lý thời gian hiệu quả như thế nào để tối ưu kết quả công việc?

June 25, 2021

Việc kiểm soát thời gian là một kỹ năng cần có từ cấp nhân viên đến quản lý, nhưng hầu như mọi người vẫn gặp phải vấn đề khi sắp xếp thời gian giải quyết công việc. Bài viết này, BEMO muốn chia sẻ với các bạn cách quản lý thời gian hiệu quả, đồng thời chỉ ra nguyên nhân nào gây lãng phí quỹ thời gian của bạn. 

1. Xác định “kẻ cắp” thời gian

Quản lý thời gian

Việc đầu tiên trong chiến thuật quản lý thời gian là bạn phải xác định đâu là nguyên nhân gây ra sự mất mát này. Các lý do gây lãng phí thời gian của bạn gồm:

Sự trì hoãn của bản thân: Đây là thói quen của nhiều người dễ nhận biết trong công việc lẫn đời sống. Họ sẽ làm chậm trễ hoặc dừng lại công việc ưu tiên để thực thi nhiệm vụ kém quan trọng hơn. Chính điều này dẫn đến kết quả đầu ra kém, hoặc vẫn còn tình trạng “treo” khi được hỏi đến. 

Nguyên nhân của vấn đề xuất phát từ:

  • Nhiệm vụ không phải chuyên môn nên thiếu hứng thú để hoàn thành
  • Tâm lý lo sợ thất bại và không được đánh giá cao
  • Nhiệm vụ mơ hồ không biết nên bắt đầu từ đâu

Vượt khả năng: Ý chúng tôi ở đây là vượt quá sức và quỹ thời gian cho phép để hoàn thành nhiệm vụ. Đây cũng là một trong những tình trạng thường thấy ở nhiều nhân viên, vì họ nhận quá nhiều công việc không thuộc chuyên môn chính về mình. 

Có thể nói như thế này, họ là những nhân sự hoàn hảo, và tốt bụng, nhưng không biết từ chối và dẫn đến tình trạng quá tải, kết quả đầu ra kém chất lượng. Đặc biệt hơn, khối công việc ấy thậm chí còn ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, khi họ phải bỏ thêm quỹ thời gian để chạy kịp “deadline”. 

Trả lời mail: Mỗi ngày bạn tốn bao nhiêu thời gian để trả lời mail cho khách hàng, cấp trên, và đồng nghiệp? Chúng tôi cá rằng hành động này đã ngốn nhiều thời gian của nhân viên. Vì họ phải đưa ra ưu tiên, đọc, và lên nội dung phản hồi phù hợp. 

Bên cạnh đó, các nhân viên còn phải đối mặt với hàng đống thư rác, quảng cáo từ các nhãn hàng, và họ phải kiểm tra mỗi khi có thông báo. Điều này làm sao nhãng đến công việc họ đang làm, và có khi sai trước, thiếu sau. 

Lãng phí từ các cuộc họp: Các nhà quản lý hiện nay đang dành 30-50% quỹ thời gian vào các cuộc họp nội bộ, nhưng kết quả công việc vẫn không đảm bảo. Những cuộc họp đều liên quan đến ra quyết định, báo cáo công việc mỗi ngày, và lấy mất nhiều thời gian của nhân viên. 

Dấu hiệu của các cuộc họp lãng phí thường thấy là:

  • Có tranh cãi xuyên suốt cuộc họp
  • Các nhân viên tham dự không có ý kiến 
  • Thời gian cuộc họp dài hơn dự định
  • Kết thúc buổi họp không có tóm tắt và hành động thực tiễn
  • Thiếu phân công trách nhiệm sau khi họp

Sao nhãng vào công nghệ: Vấn đề này thường xảy ra với 90% nhân viên hiện nay, và gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Các thiết bị lôi kéo sự tập trung của họ, và khi đối mặt với nhiệm vụ phức tạp thì họ phải bỏ nhiều thời gian hơn để bắt đầu lại. 

2. Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Quản lý thời gian hiệu quả

Để quản lý quỹ thời gian làm việc có rất nhiều cách, và cần phối hợp khả năng sắp xếp công việc của bạn. Một số cách quản lý thời gian như:

2.1 Xây dựng lịch biểu công việc

Làm việc có kế hoạch sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều, và tạo ra một quỹ thời gian tối ưu. Thế nên, bạn hãy đặt lịch cho những việc ưu tiên trước, và  sắp xếp công việc ít quan trọng sau theo ngày, tuần, hoặc tháng. Để dễ dàng, bạn có thể lập bảng phân chia công việc với 2 cột ưu tiên và ít quan trọng kèm thời gian hoàn thành cụ thể. 

Chẳng hạn, những công việc có tính sáng tạo nên làm vào buổi sáng với thời gian 3 tiếng, thay vì sắp xếp vào buổi chiều. Vì sau giờ trưa não bộ sẽ hoạt động không linh hoạt như buổi sáng.  

2.2 Việc cần làm trong ngày

Đây là một cách khác để bạn có thể hoàn thành hết khối công việc mỗi ngày, và không cần lo sợ bị trễ nải. Rất đơn giản, bạn chỉ cần liệt kê ra danh sách các việc trong ngày, cùng với thời gian bắt đầu. Lưu ý, sắp xếp theo mức độ quan trọng của công việc.

Khi bạn có thể chi tiết công việc cần làm trong ngày, thì bạn càng có khả năng hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả. Nhưng để đi đường dài với phương pháp này, bạn phải nghiêm túc thực hiện mỗi ngày để thích ứng, và lâu dần bạn sẽ quản lý được thời gian chặt chẽ hơn. 

2.3 Thiết lập mục tiêu cụ thể

Công việc của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn nếu có được mục tiêu cụ thể, vì bạn sẽ có hướng đi giải quyết công việc hiệu quả hơn để tránh lãng phí thời gian. Và mô hình SMART rất hữu ích để bạn thiết lập mục tiêu của mình:

  • S – Specific – Đặt mục tiêu cụ thể ngay từ đầu
  • M – Measurable – Kết quả đầu ra có thể đo lường được
  • A- Attainable – Những mục tiêu đặt ra có khả năng đạt được dựa vào nguồn lực hiện có.
  • R – Relevant – Mục tiêu phải có liên quan đến sự nghiệp của bạn
  • T – Time-bound – Bạn nên chia các mục tiêu nhỏ ra và thời gian thực hiện cụ thể để dễ dàng hoàn thành. 

Trên đây là những cách quản lý thời gian hiệu quả mà bạn nên xem xét để tối ưu và tăng hiệu suất công việc. Nhưng trước hết, bạn cũng phải cần tránh những yếu tố đánh cắp thời gian để tiến hành xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả.