Chia sẻ kiến thức

Nguyên lý 80/20 mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp và cá nhân như thế nào?

June 28, 2021

Bạn đã bao giờ nghe qua “Nguyên lý 80/20” ? Nếu chưa từng nghe qua hoặc đã có nghe qua nhưng chưa tìm hiểu và không hiểu rõ bản chất, cũng như lợi ích từ việc triển khai nguyên lý này trong doanh nghiệp. Trong bài viết này, BEMO sẽ giải thích nguyên lý 80/20 rõ ràng, và bạn sẽ hiểu về nó.

1. Hiểu sao cho đúng nguyên lý 80/20?

nguyên lý 80/20

Nguyên lý 80/20 ( hay còn gọi là quy tắc Pareto) là một nguyên lý được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý V.F.Damaso Pareto, qua công trình nghiên cứu của ông từ cuối thế kỷ XIX chỉ ra sự “bất cân bằng” giữa những công sức chúng ta bỏ ra so với kết quả chúng ta thu về.

Ban đầu, Nguyên tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số. Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20 mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Hay nói cách khác, khoảng 80% kết quả công việc hoặc đầu ra chỉ đến từ 20% nỗ lực hay đầu vào. Nhờ vào nguyên lý này, các doanh nghiệp có thể biết được những điểm mạnh – yếu trong vòng tròn quản trị của mình, và đưa ra các chiến lược phù hợp.

Để hiểu rõ hơn về nguyên lý 80/20, bạn có thể xem qua trường hợp của IBM, một tập đoàn đa quốc gia đã tiên phong áp dụng thành công nguyên lý này.

Giai đoạn bắt đầu vào năm 1963, nội bộ đã nhận thấy rằng 20% mã hóa được vận hành trong 80% thời gian của một máy tính (sản phẩm của IBM). Ngay lập tức, họ triển khai phần mềm mới tối ưu 20% mã hóa sử dụng liên tục theo cách thân thiện người dùng. Điều này đã giúp cho những chiếc máy tính đầu ra của họ hoạt động nhanh hơn các sản phẩm trên thị trường.

Từ kết quả trên, bạn có thể hiểu rằng việc tối ưu 20% phần mềm sẽ cải thiện 80% hoạt động của máy tính, và đó là minh họa rõ nhất về nguyên lý 80/20.

Nhờ vào sự thành công của IBM, những đế chế lớn khác như Apple, Microsoft đã áp dụng quy tắc 80/20 vào dây chuyền sản xuất máy tính và phần mềm của doanh nghiệp để tối ưu chi phí, thân thiện người dùng kể cả những ai không giỏi công nghệ vẫn có thể sử dụng.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hiểu hơn về nguyên lý từ một số nhận định như:

  • 80% doanh số đến từ 20% khách hàng
  • 80% nhu cầu sản phẩm đến từ 20% nâng cấp tính năng
  • 20% lượng sản phẩm chủ lực của doanh nghiệp tới từ 80% công sức bỏ ra của nhân viên
  • 80% hiệu suất công việc đến từ 20% nhân viên doanh nghiệp

Nguyên tắc 80/20 là một trong những lý thuyết được áp dụng nhiều nhất trong quản trị, sản xuất để nâng cao chất lượng đầu ra, cũng như tìm giải pháp tối ưu các yếu điểm.

2. Nguyên lý 80/20 cho doanh nghiệp và cá nhân được hoàn thiện hơn?

2.1 Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc 80/20 trong doanh nghiệp

Nguyên tắc Pareto giúp bạn hình thành động lực tập trung nỗ lực vào 20% các yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.

quy tắc 80/20

  • Trong quản trị năng suất lao động: Trong một doanh nghiệp 20% lượng sản phẩm trọng tâm có thể mang tới 80% doanh số cho chính doanh nghiệp đó. Hoặc 80% giá trị của sản phẩm, dịch vụ tới từ 20% tính năng quan trọng của nó. Điều này chứng tỏ rằng giá trị đầu vào (inputs) và đầu ra (outputs) luôn mất cân bằng. Khi nhận ra được điều này, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực và tài nguyên vào 20% này để tạo ra kết quả mong đợi.
  • Trong cung cấp sản phẩm: doanh nghiệp cần có 20% sản phẩm/dịch vụ được coi là cốt lõi và được đầu tư 80% thời gian, công sức. Thậm chí trong cùng một sản phẩm, 20% các tính năng được coi là quan trọng nhất cũng nắm giữ 80% giá trị của nó. Bộ phận sản xuất, marketing và cả đội ngũ kinh doanh đều có thể tập trung vào nhóm tính năng này để giới thiệu tới khách hàng.
  • Trong quản lý thời gian: Dành 80% thời gian vào 20% các đầu việc ảnh hướng lớn nhất đối với hoạt động sống còn của doanh nghiệp. Bắt nguồn từ tư duy kinh tế, Quy luật 80/20 được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và sản xuất. Nguyên tắc Pareto hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý trong việc quyết định phân bổ thời gian, nguồn lực để tối ưu nhất. Tập trung nỗ lực vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì dàn trải ở 80% mà không thu lại nhiều thành quả.
  • Trong quản lý kho hàng: Trong kinh doanh, bạn phát hiện ra rằng 80% chi phí lưu kho tới từ 20% khách hàng. Nếu có thể tìm được nguyên nhân của vấn đề, rất có thể chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ giảm đi đáng kể, từ đó tối ưu hóa doanh thu.
  • Trong quản lý khách hàng: 80% doanh thu của doanh nghiệp đến từ 20% khách hàng trọng tâm. Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng trong việc xem mọi khách hàng đều như nhau và cần được đối xử bình đẳng. Tuy nhiên thực tế lại chứng minh, sẽ có những nhóm khách hàng đem lại lợi ích cho doanh nghiệp hơn các nhóm còn lại. Vì vậy, việc xác định chiến lược đối với nhóm 20% khách hàng trọng tâm là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Từ đó thay vì chăm sóc tất cả các khách hàng một cách dàn trải, doanh nghiệp sẽ đầu tư, quan tâm nhiều hơn tới 20% nhóm khách hàng này, tìm hiểu xem họ thích gì, nhu cầu của họ là gì, và cần dành những quyền lợi ưu đãi như thế nào để tăng lòng trung thành của nhóm khách hàng này.
  • Trong quản lý , tạo động lực cho nhân viên: 20% nhân viên xuất sắc trong công ty mang lại 80% doanh thu hay hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Thế nên việc có chính sách khen thưởng, động viên khích lệ nhóm nhân viên này là hết sức cần thiết để nâng cao hiệu suất của toàn hệ thống.
  • Trong dịch vụ khách hàng: Bám sát vào mô hình 80/20, bạn cũng sẽ thấy rằng 80% khiếu nại của khách hàng và thiệt hại về kinh doanh có nguồn gốc từ 20% các khiếm khuyết nhất định. Tập trung vào sửa đổi các khiếm khuyết cấp thiết này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.2 Lợi ích của việc áp dụng nguyên tắc 80/20 đối với cá nhân

  • Nguyên tắc 80/20 giúp quản lý thời gian: bạn cần list ra các công việc theo mức độ ưu tiên. Sau đó dành 80% thời gian để xử lý 20% đầu việc quan trọng nhất. Sau khi hoàn thành các công việc này, bạn tiến hành làm các công việc khác theo list đã đề ra hoặc phân quyền cho nhân viên cấp dưới.
  • Nguyên tắc 80/20 giúp sàng lọc các mối quan hệ: Áp dụng quy tắc 80/20 sẽ giúp bạn tìm ra 20% các mối quan hệ mang lại 80% hạnh phúc, giá trị cho cuộc sống của bạn. Sau đó bạn có thể dành 80% thời gian cho nhóm các mối quan hệ tích cực này và dành ít thời gian hơn cho những mối quan hệ xã giao khác.
  • Nguyên tắc 80/20 trong việc trao dồi kiến thức bản thân: Xác định mục tiêu cá nhân và các đầu mục kiến thức cần trau dồi. Sau đó tập trung 80% thời gian vào 20% các đầu mục quan trọng nhất. Phần thời gian còn lại dùng để hoàn thiện các yếu tố ít quan trọng hơn.

Qua những nội dung trên, hy vọng rằng phần nào giúp các bạn đã hiểu rõ hơn về nguyên lý 80/20 hay Pareto có những lợi ích tối ưu hiệu quả như thế nào. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết của BEMO để được cập nhật nhiều kiến thức bổ ích nhé.