Chia sẻ kiến thức

Những lý do nào làm cho hệ thống ERP không hiệu quả?

June 29, 2021

Nhiều doanh nghiệp cho rằng hệ thống ERP không hiệu quả khi sử dụng trong quản trị, và họ vẫn chưa biết lý do vì sao. Bài viết này sẽ gợi ý cho doanh nghiệp nguyên nhân làm cho hệ thống ERP hoạt động không hiệu quả như mong đợi, và cách giải quyết như thế nào.

1. Doanh nghiệp quá gắn bó với hệ thống cũ

doanh nghiệp gắn bó hệ thống cũ

Sử dụng ERP không hiệu quả là nguyên nhân từ phía doanh nghiệp thiếu quyết đoán, vì các cấp còn do dự không gỡ bỏ hoàn toàn hệ thống cũ. Chính điều này khiến hệ thống ERP không phát huy hoàn toàn tác dụng.

Thế nên, doanh nghiệp cần đào tạo nhanh chóng, và liên tục để tập thể, phòng ban có thể biết hết thao tác. Bên cạnh đó, tài liệu hướng dẫn cần được tổng hợp và lưu trữ vì phòng trường hợp nhân viên nghỉ việc, và sẽ rất tốn công sức bổ túc lại từ đầu cho người mới.

Lưu ý thêm, chủ doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo nên tiên phong để sử dụng nhằm làm gương cho tất cả tập thể doanh nghiệp. Từ đó, mọi người sẽ thích ứng với hệ thống mới nhanh chóng hơn.

2. Ngại học cái mới, thậm chí phản kháng của người dùng

Thói quen sử dụng các phần mềm của nhân viên rất khó thay đổi trong thời gian ngắn. Đặc biệt với ERP, những thay đổi vô cùng lớn như phức tạp hơn, yêu cầu đầu vào chính xác, hệ thống liên kết chặt chẽ, các khâu kiểm soát lẫn nhau, nên sẽ khó khi muốn chỉnh sửa…

Do đó, cấp lãnh đạo tổ chức cuộc họp với các thành viên chủ chốt, cho họ biết mục đích và hiệu quả to lớn mà ERP đem lại, cũng như những thách thức là gì. Vì vậy, khi thấy có sự phản kháng, cấp quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết, hoặc liên hệ với công ty cung cấp giải pháp để hỗ trợ. Tuy nhiên, triển khai ERP cần sự kiên quyết từ ban lãnh đạo và đảm bảo nhân viên cũng biết rõ việc này.

3. Thiếu tài nguyên đảm trách

Thiếu tài nguyên đảm trách

Thiếu nhân lực đảm trách trong dự án là nguyên nhân khác dẫn đến sử dụng ERP thất bại, vì hệ thống là do con người triển khai. Do đó, nếu nhân lực không đảm bảo các yếu tố phù hợp, kiên trì, nhiệt huyết…sẽ khiến một dự án dù tốt cũng thất bại.

Ngoài ra, doanh nghiệp thiếu cơ sở hạ tầng cũng được xem là nguyên nhân dẫn đến hệ thống ERP hoạt động kém. Chẳng hạn như, server, băng thông, phần cứng không đạt chất lượng để ERP hoạt động hiệu quả.

4. Mô hình thiết kế chưa phù hợp

Mỗi doanh nghiệp đều muốn tùy chỉnh và thiết kế lại phần mềm ERP sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên, nếu như bạn tùy chỉnh gần như đập đi hệ thống đang có và xây lại mới hoàn toàn, bạn đang phá vỡ cấu trúc ERP và sẽ phải bỏ ra rất nhiều chi phí.  Hơn nữa, ERP đã được các công ty hàng đầu xây dựng và áp dụng thành công, tức nó đã được chuẩn hóa với đa số doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp phải tìm đến nhà tư vấn để cũng làm việc, trao đổi về mô hình quản trị muốn thực thi để xem có tương thích với ERP không.

Doanh nghiệp hãy đảm bảo quy trình đã được thống nhất giữa cấp lãnh đạo và nhân viên, vì rất dễ phát sinh mẫu thuẫn.

5. Tiếp cận sai lầm

ERP là phần mềm quản trị tổng thể, và doanh nghiệp phải cho các bộ phận sử dụng triệt để. Nhưng nếu doanh nghiệp chỉ muốn có một hệ thống công nghệ mới, chứ không phải là lựa chọn chiến lược, thì tỷ lệ thất bại rất cao.

Thế nên, doanh nghiệp phải cần xác định rõ mục tiêu, nhu cầu để quyết định có nên triển khai hay không. Nếu ban lãnh đạo không nghiêm túc và cẩn trọng ngay từ đầu, thì việc triển khai sẽ kéo dài và gần như không thành công.

6. Lý tưởng hóa khi triển khai ERP

Sai lầm thường thấy của doanh nghiệp là chưa hiểu rõ phần mềm đã vội triển khai, vì họ không biết được quy mô có phù hợp hay không. Điều này có thể xuất phát từ việc ban lãnh đạo kỳ vọng quá cao ERP sẽ giải quyết cả 1 bài toán lợi nhuận của họ, hoặc do việc hứa hẹn quá đà từ bên cung cấp dịch vụ.

Vậy nên, ngay từ khi bắt đầu, cả hai bên cùng trung thực và cởi mở, đánh giá đúng những lợi ích, kể cả các thách thức khi vận hành ERP, tránh sự thất vọng sau này.

Những gợi ý trên sẽ là những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp có thể xem xét lại trước khi triển khai hệ thống ERP, và nên tránh hoang phí khi không có mục tiêu rõ ràng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể liên hệ BEMO để trải nghiệm các phân hệ quản trị nguồn nhân lực, quản lý tài sản, chăm sóc khách hàng, hệ thống quản lý bán hàng với chi phí cạnh tranh trước khi ra quyết định.