Chia sẻ kiến thức

ERP là gì – Những khó khăn quản trị được giải quyết ra như thế nào?

Chuyển đổi số ngày càng trở thành lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp, khi những ứng dụng công nghệ giúp giải quyết nhiều bài toán quản trị hiệu quả. Điển hình là hệ thống ERP – Enterprise Resources Planning, một giải pháp được công nhận mang đến lợi ích kinh tế dài lâu. Nhưng hiện nay, tại Việt Nam, có rất nhiều doanh nghiệp vừa và lớn vẫn chưa tiếp cận được nền tảng này,  và hiểu về giá trị cốt lõi của nó.

Bài viết này sẽ khởi đầu cho bạn, những người đang tìm hiểu, và có ý định thiết lập ERP để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1. ERP là gì?

erp

Với thông tin ERP tràn ngập trên các trang diễn đàn, nhưng bạn có chắc sẽ ghi nhớ trong đầu . ERP là phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, và viết tắt của 3 từ Enterprise, Resources, Planning.

Đầu tiên, chúng tôi sẽ giải thích tài nguyên (R), đây là từ được giới công nghệ thông tin sử dụng để thể hiện nguồn lực cốt lõi như phần mềm, phần cứng, hoặc dữ liệu sử dụng được trên một hệ thống. Đòi hỏi các doanh nghiệp có khả năng chuyển đổi nhân lực thành tài nguyên và các bộ phận là đầu mối khai thác, cập nhật tình trạng của nguồn lực.

Lý do tài nguyên (R) được nhắc đến đầu tiên là để nhấn mạnh rằng việc triển khai ERP thành công hay không, thì các doanh nghiệp phải tìm đúng đội ngũ tư vấn, và song song đó là kết hợp làm việc chặt chẽ khi triển khai hệ thống ERP. Có thể nói, giai đoạn này bắt đầu để chuẩn hóa dữ liệu, cũng như sẽ tốn chi phí nhất để chuyển nhân lực thành tài nguyên (R).

Tiếp đến, chúng ta sẽ cùng phân tích hoạch định (P) trong ERP để biết doanh nghiệp khi triển khai hệ thống sẽ có kế hoạch như thế nào?

Khả năng dự đoán và tính toán của hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp dự trù được những phát sinh trong các khâu vận hành. Chẳng hạn như, ERP giúp các cửa hàng có thể tính toán được số lượng tồn kho để biết được những mặt hàng nào sắp hết, và người liên quan có thể lên kế hoạch quản lý hàng hóa kịp thời. Hoặc các doanh nghiệp còn có thể lên kế hoạch cho chính sách giá, chiết khấu, thu mua,…giảm thiểu sai sót trong thực tế.

Bên cạnh đó, việc hoạch định (P) của ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch công việc cần thiết trong khâu vận hành như quản trị nguồn nhân lực, quản lý bán hàng, thậm chí chăm sóc khách hàng hiệu quả…

Sau khi đã có được tài nguyên vững chắc, vận hành trơn tru, thì sự kết nối giữa các phòng ban là mục đích của chữ (E) – doanh nghiệp. Điều này nghĩa là tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều tối ưu trên cùng một hệ thống duy nhất, và nhà quản lý  có thể kiểm tra, phân tích hiệu suất từng bộ phận dễ dàng.

Những khó khăn quản trị tổng thể doanh nghiệp đã được giải quyết trọn vẹn trên cùng một nền tảng ERP, mà hầu như rất khó để kết nối trước đây. Ví dụ, khâu tuyển dụng nhân sự, ứng viên phải trải qua một quy trình điền mẫu biểu, phòng nhân sự xử lý thông tin, nhập dữ liệu trên hệ thống làm mất thời gian rất nhiều. Thêm vào đó, sau quá trình phỏng vấn, bộ phận chuyên môn sẽ phải quyết định lựa chọn ứng viên hay không. Nếu có, nhiều bộ phận phải tham gia để chuẩn bị đầy đủ để chào đón nhân viên mới, phòng quản lý thiết bị cũng lên kế hoạch cấp phát máy tính, và một loạt giấy tờ để quản lý tài sản. Điều này gây khó khăn khi các phòng ban phải thực hiện nhiệm vụ trên các hệ thống riêng lẻ, vì mỗi bên liên quan sẽ không thể nào biết được công việc đang đến giai đoạn nào, và không có phương án xử lý kịp thời khi có vấn đề xảy ra.

Như vậy, ERP được sinh ra để giải quyết những vấn đề quản trị toàn diện giúp tối ưu hóa các quy trình, kết nối phòng ban chặt chẽ hơn.

2. Hệ thống ERP đã mang đến những giải pháp quản trị nào?

erp là gì

Những lợi ích nổi bật của ERP là chuẩn hóa quy trình và kết nối các bộ phận, giúp giải quyết các bài toán quản trị triệt để. Có thể nói ERP là hệ thống all-in-one gồm các phân hệ:

  • Giải pháp quản trị nguồn nhân lực
  • Giải pháp quản lý bán hàng
  • Giải pháp chăm sóc khách hàng
  • Giải pháp quản trị tài sản
  • Giải pháp quản lý và giao việc

Đây là 5 phân hệ đặc trưng được BEMO chú trọng khi triển khai nhắm đến các doanh nghiệp trung và lớn. Vậy mỗi phân hệ sẽ là giải pháp nào cho bài toán quản trị?

Quản trị nguồn nhân lực: Khi quy mô các doanh nghiệp phát triển, thì quy trình quản lý nguồn lực nhân sự đòi hỏi phải chặt chẽ hơn. Vậy nên, phân hệ này sẽ giúp các doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình từ khâu tuyển dụng, đến chấm công, khen thưởng, đo lường hiệu suất từng nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể hoạch định sử dụng tài nguyên phù hợp.

Quản lý bán hàng: Những thách thức vận hành bán hàng được tối ưu toàn diện khi doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm bán hàng, mua hàng, kiểm kho, kết nối hệ thống đơn vị giao vận, hoặc các ứng dụng ngoại vi trên cùng một hệ thống. Thêm vào đó, các doanh nghiệp có thể xử lý những vấn đề bán hàng nhanh chóng như kiểm tra vận chuyển, số lượng hàng tồn kho,…

Chăm sóc khách hàng: Hệ thống ERP không chỉ dừng ở khâu bán hàng, mà giải pháp còn kết nối tối ưu một vòng đời của khách qua phân hệ chăm sóc khách hàng (CRM). Tại giai đoạn này, hệ thống sẽ ghi nhận những phản hồi nhanh chóng, và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh tăng doanh số dễ dàng. Hoặc các báo cáo trên hệ thống là thước đo để doanh nghiệp nhìn nhận tình hình kinh doanh, phản hồi thương hiệu trực quan nhất để điều chỉnh kịp thời.

Quản lý tài sản: Khi doanh nghiệp tăng trưởng về quy mô, việc kiểm soát tài sản như mua, cấp phát, luân chuyển ….sẽ gặp khó khăn nếu không có hệ thống kết nối các bộ phận. Vì thế, thiết lập ERP là một cách thông minh để tối ưu chi phí khi doanh nghiệp như có thể kiểm tra tình trạng sử dụng từng nhân viên, số lượng tài sản ở từng bộ phận, giảm thiểu rủi ro mất mát. Thậm chí, hệ thống còn cho biết những tài sản nào sắp đến kỳ hết hạn, bảo dưỡng, để phòng ban nhanh chóng xử lý.

Khi áp dụng chuyển đổi số trong những doanh nghiệp, ERP đã giúp họ tạo ra một chuỗi kết nối các phòng ban nhanh chóng, an toàn, hiệu quả để tạo ra quy trình quản lý chặt chẽ.

Bạn có thể tìm hiểu thêm Những nguyên nhân nào khiến ERP được xem là không phù hợp với doanh nghiệp?

3. Hệ quả ERP mang đến cho các doanh nghiệp trung và lớn

Chúng ta không thể phủ nhận rằng thời đại số hóa đã mở ra một cánh cổng mới để những doanh nghiệp vận hành trơn tru, chuyên nghiệp hơn. Và ERP là một phần không thể thiếu khi những doanh nghiệp trung và lớn vẫn đang muốn phải triển quy mô theo cấp số nhân.

Những hệ quả chúng ta có thể thấy được nhờ vào các phân hệ quản trị trên, những giá trị cốt lõi khi triển khai ERP mang đến là:

Kết nối nội bộ làm việc hiệu quả thay vì mỗi phòng ban sẽ có một phần mềm riêng, gây khó khăn cho doanh nghiệp đặc biệt khi cần ra quyết định nhanh chóng.

Ban quản lý có thể kiểm tra chi tiết các hoạt động, thông tin công việc trên cùng một giao diện và từ đa dạng các báo cáo.

Dựa trên nhu cầu của từng phòng ban mà các doanh nghiệp có thể tùy chỉnh cho phù hợp, đồng bộ với quy trình.

Mỗi phòng ban có thể đo lường chi tiết hiệu suất của mỗi nhân viên trên hệ thống

Tóm lại, hệ thống ERP mang đến giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp để quản lý chặt chẽ hơn, tăng năng suất và hiệu quả kinh doanh. Vậy khi nào các doanh nghiệp trung và lớn nên áp dụng ERP? Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để được cập nhật thêm thông tin hữu ích nhé.