Chia sẻ kiến thức

Tại sao ERP không phù hợp với nhiều doanh nghiệp?

Nhiều doanh nghiệp khi nhắc đến ERP đã nhanh chóng gạt bỏ giải pháp này vì cho rằng không phù hợp với họ. Nhưng đa phần họ lại không biết nguyên nhân đến từ đâu, cũng như nên bắt đầu triển khai ERP khi nào là thích hợp. Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

1. Cần thời gian chứng thực hiệu quả của hệ thống ERP

Đối với những doanh nghiệp đã có nhiều năm trụ vững trên thị trường và ổn định quản trị dòng tiền thì việc mở rộng quy mô rất được ưu tiên. Quản lý các quy trình vận hành theo đó cũng trở nên phức tạp hơn với số lượng nhân lực đáng kể.

thời gian hiệu quả erp
Hiệu quả ERP phải đo lường bằng thời gian

Khi đó, hệ thống ERP là một lựa chọn hàng đầu để giải quyết bài toán quản trị cam go này, nhưng vấn đề lại nảy sinh khi đa số những doanh nghiệp đòi hỏi hiệu quả tức thì của phần mềm. Điều này  cho thấy, ERP sẽ không thể đáp ứng cho doanh nghiệp, vì hiệu quả triển khai phần mềm quản trị này cần có thời gian để kiểm chứng, cũng như lên kế hoạch chi tiết từ các bộ phận liên quan.

Thế nên, các doanh nghiệp cần tìm đến một đối tác tư vấn chuyên nghiệp để giúp họ có thể đưa ra thời gian triển khai, lựa chọn người phụ trách hợp lý, và tính được lợi nhuận trên đầu tư cho hệ thống ERP này.

2. Doanh nghiệp lo ngại về chi phí

Chúng ta không thể phủ nhận, chi phí là yếu tố mà doanh nghiệp đắn đo khi triển khai các phần mềm không riêng gì ERP. Vì khi phân tích kỹ, chúng ta sẽ thấy những khoản phí ẩn gồm:

  • Chi phí đào tạo: khi đổi mới hệ thống quản trị, các doanh nghiệp cần phải chấp nhận bỏ ra chi phí đào tạo nhân viên để họ tiếp cận phần mềm mới, và học cách sử dụng. Thực tế triển khai, có nhiều doanh nghiệp không chú trọng học cách vận hành hệ thống, dẫn đến phải bỏ ra nhiều thời gian, thậm chí trả thêm phí cho công ty cung cấp ERP để đào tạo lại. Khoản phí này cần thống nhất từ đầu, để doanh nghiệp chủ động cân đối ngân sách, cũng như sắp xếp nhân sự chuyên trách, hỗ trợ doanh nghiệp đào tạo vận hành sau này.
  • Chi phí tùy chỉnh: Nếu doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được các tính năng cần phải triển khai trên hệ thống ERP, hoặc thay đổi so với thống nhất ban đầu, thì việc mất thêm chi phí là hiển nhiên. Điều này chứng tỏ, các doanh nghiệp vẫn chưa biết yêu cầu của doanh nghiệp mình muốn gì, và quy trình từng bộ phận vẫn chưa thống nhất rõ ràng.
  • Chi phí nhân sự của dự án: Chi phí bỏ ra để tập hợp nguồn nhân lực cho dự án chuyển đổi số ERP là không nhỏ, và sự thành bại cũng phụ thuộc vào yếu tố này. Vì doanh nghiệp phải giảm tải khối công việc hiện tại để họ có thể tham gia dự án, cũng như tìm nguồn nhân thực thay thế để làm công việc trước đó của họ.

Đây là 3 loại chi phí tiềm ẩn dẫn đến tâm lý triển khai ERP không phù hợp với doanh nghiệp. Do đó, khi triển khai họ nên tính toán thật kỹ.

Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm một số lời khuyên khác mà ERP nên được áp dụng và bắt buộc trong hệ thống quản lý của các doanh nghiệp tại đây.

3. Tâm lý “sợ thay đổi” cản trở doanh nghiệp chuyển đổi số 

lo ngại chi phí erp
Tâm lý ngại thay đổi ảnh hưởng công cuộc chuyển đổi số của doanh nghiệp

Đa số những doanh nghiệp đã có quy mô, và thời gian dài quen sử dụng một ứng dụng sẽ khó chấp nhận thay đổi đặc biệt từ phía nhân viên. Vì họ phải bắt đầu học lại từ đầu, khối lượng công việc sẽ tăng lên. Ngoài ra, sợ khó khăn trong việc chỉnh sửa hay công việc bị kiểm soát dẫn đến nhân viên dễ chống đối. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng chưa thực sự thấy được lợi ích của việc triển khai ERP.

Đây là tâm lý chung của những doanh nghiệp phát triển lâu năm trên thị trường, và cần thời gian dài để ERP chứng minh hiệu quả quản trị tổng thể doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro, tối ưu chi phí vận hành, tăng năng suất lao động…

Trên đây là 3 lý do phổ biến mà các doanh nghiệp cho rằng ERP không phù hợp để triển khai trong nội bộ của họ. Vậy khi nào doanh nghiệp nên triển khai ERP? Hãy tìm hiểu trong phần bên dưới nhé.

4. Khi nào là thời điểm thích hợp để triển khai ERP quản lý toàn diện?

Đối với những doanh nghiệp trung và lớn, việc triển khai ERP nên cân nhắc sớm, và thời điểm thích hợp khi bắt gặp những dấu hiệu:

  • Dữ liệu lưu trữ không đồng bộ: Vì mỗi phòng ban đều sử dụng các phần mềm riêng lẻ, và tất nhiên sẽ không thể đồng bộ từng khâu. Thế nên, công việc quản lý có nhiều thách thức hơn, và đây là lúc doanh nghiệp nên cân nhắc.
  • Truy cập, sử dụng dữ liệu khó khăn: Thông thường, mỗi bộ phận sẽ lưu trữ thông tin riêng lẻ, và dẫn đến tình trạng thiếu kết nối giữa các phòng ban. Doanh nghiệp gặp khó khăn để lấy dữ liệu khi cần, vì họ sẽ không biết được đâu là thông tin chuẩn xác. Thêm nữa, việc bảo mật thông tin  không được đảm bảo chắc chắn, vì mỗi phòng ban tự chịu trách nhiệm bảo mật, và điều này rất dễ bị lấy thông tin từ bên ngoài do thiếu chuyên môn công nghệ.
  • Thiếu sự phân tích tổng thể tình hình kinh doanh: Những báo cáo từ các phòng ban bị riêng lẻ khi không có một hệ thống vận hành chung, và cấp quản lý doanh nghiệp khó có thể nhìn nhận tổng thể về những biến động kinh doanh qua từng báo cáo rời rạc. Về lâu dài, doanh nghiệp sẽ khó có thể gọi được vốn đầu tư hoặc mở rộng quy mô nếu quy trình làm việc rời rạc, thậm chí lỏng lẻo như thế.

Có nhiều yếu tố làm cho việc cài đặt ERP chưa phù hợp với doanh nghiệp, và việc triển khai phải được cân nhắc kỹ lưỡng. Hơn thế nữa, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục đích triển khai, cũng như thời gian mong đợi để thu lợi từ ERP. Cuối cùng, khi các quy trình quản lý của doanh nghiệp trở nên phức tạp hơn thì là lúc cần phải tìm đến ERP để đồng bộ hóa tất cả. Và hãy liên hệ với BEMO để được hỗ trợ tư vấn chuyên môn, dịch vụ, cũng như hướng dẫn trải nghiệm nhé.