Chia sẻ kiến thức

Khi nào các doanh nghiệp trung và lớn nên áp dụng hệ thống ERP?

Công cuộc chuyển đổi số với ERP ở các doanh nghiệp vẫn còn nhiều khó khăn bởi nhiều yếu tố tác động. Dù biết rằng đây là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng trưởng so với đối thủ, nhưng có lẽ họ còn băn khoăn không biết khi nào nên triển khai là hợp lý? Bài viết này sẽ giải đáp những câu hỏi trên của các doanh nghiệp đang mong muốn triển khai ERP.

1. Khi nào các doanh nghiệp tầm trung và lớn nên áp dụng ERP?

doanh nghiệp nên áp dụng erp

1.1 Khi mất nhiều thời gian xử lý vì dữ liệu không đồng nhất

Trong mỗi doanh nghiệp, mỗi phòng sử dụng riêng lẻ phần mềm quản lý khác nhau như kế toán, nhân sự, bán hàng là nguyên nhân chính dẫn đến dữ liệu không đồng nhất. Do vậy khi cần số liệu hay báo cáo, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để kết nối và tổng hợp.

Thêm vào đó, chi phí tích hợp các phần mềm riêng lẻ không nhỏ, và phải phân chia nguồn lực để quản lý dễ gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban.

1.2 Khi khó khăn trong khâu quản lý, đánh giá 

Việc quản lý và đánh giá hiệu quả công việc là điều rất quan trọng để đo lường tỷ lệ lợi nhuận cho việc đầu tư nguồn lực. Nhưng đa số các doanh nghiệp vẫn chưa thể tối ưu được công việc này, vì khâu quản lý, đánh giá bị rời rạc.

Nhìn chung, các doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu suất công việc, nhân sự bằng tài liệu giấy, hoặc phần mềm văn phòng như excel, word,.. với đa dạng câu hỏi và sàng lọc bằng thủ công để đưa ra kết quả. Một quy trình hao tốn sức lực và nhiều khi không thực sự minh bạch. Thậm chí không hiệu quả nếu việc đánh giá không dựa trên một dữ liệu thống kê rõ ràng.

1.3 Khi cảm thấy dữ liệu thiếu chính xác.

Các báo cáo thể hiện sự biến động của doanh nghiệp, cũng như cho thấy kết quả mục tiêu đạt được. Tuy nhiên, các phòng ban đa phần sử dụng thủ công để phân tích và thực hiện. Điều này làm cho báo cáo thiếu độ tin cậy, không rõ ràng, ban giám đốc khó nắm bắt được tổng quan.

Nếu báo cáo không đạt chất lượng, thì sẽ ảnh hưởng rất nặng nề vì chủ doanh nghiệp khó đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh, quản lý phù hợp.

1.4 Khi không thể xem báo cáo để ra một quyết định ngay lập tức.

Mất bao lâu để bạn có thể phân tích và xem báo cáo kinh doanh? Thông thường, khi làm việc bằng thủ công, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để đọc báo cáo, tổng hợp từ các phòng ban. Vì mỗi bộ phận sẽ có hệ thống riêng để cập nhật báo cáo, và điều này sẽ làm cho các cấp quản lý không thể đưa ra các quyết định quan trọng ngay lập tức khi có vấn đề xảy ra.

1.5 Khi muốn doanh nghiệp phát triển bền vững

Tại sao các tập đoàn đa quốc gia, các công ty lớn sử dụng ERP để quản lý, và họ phát triển bền vững qua thời gian? Điều đó chứng tỏ ERP là giải pháp quản trị tổng thể, các khâu vận hành đều chặt chẽ và kiểm soát lẫn nhau. Doanh nghiệp sẽ an tâm khi quy mô phát triển vượt bậc hoặc bạn không phải đau đầu vì các lý do trên. ERP sẽ giúp bạn làm được điều đó.

2. Nên ưu tiên triển khai ERP như thế nào là hợp lý?

erp triển khai hợp lý

Khi đã xác định được nhu cầu triển khai hệ thống ERP là cần thiết, các doanh nghiệp nên bắt đầu triển khai như thế nào là hợp lý?

Đầu tiên, doanh nghiệp phải tìm được một nhà tư vấn có đủ kinh nghiệm thực tiễn để cùng sát cánh triển khai ERP. Đội ngũ triển khai cần am hiểu về chính sách công ty, quy trình chuyển đổi, và nghiệp vụ kế toán, nhân sự, cũng như thấu hiểu nhu cầu doanh nghiệp. Điều này chiếm đến 50% thành công của cả dự án ERP.

Tiếp đến, doanh nghiệp cần phải lên ngân sách dự trù và cam kết kiên trì thực hiện dự án cùng đối tác. Vì triển khai ERP đòi hỏi thời gian, tài chính mới có thể đạt được thành công. Ngược lại, khi doanh nghiệp không chắc chắn áp dụng hệ thống ERP thì tỷ lệ thất bại ngay từ đầu là rất cao.

Tóm lại, khi việc quản lý gặp nhiều vấn đề và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh thì là lúc nên tìm đến giải pháp ERP. Các doanh nghiệp nên trải nghiệm trước từng phân hệ thông qua các đối tác như BEMO, vì như thế sẽ dễ dàng đưa ra quyết định triển khai hơn.