Case Study

ERPでどのようにビジネス資産を厳密に管理するのか?

資産管理はすべてのビジネスにとって非常に重要です。なぜなら、プロセスが緩むと紛失や破損が起こりやすくなり、資産の使用効率が計算できなくなるからです。そのため、デジタルトランスフォーメーションの際には、ERP上の資産管理プロセスにより、配分・使用・保守のすべての活動が標準化されると、業務の隙間を最適化することができます。

1. 企業の資産管理における課題

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ビジネスの規模が大きくなると資産も増え、その管理には多くの課題があります。

一般的に、個人やエクセルなどの従来のシステムを使用している企業では、資産管理において以下のような問題が発生します。

  • エラーのリスクと統率

エクセルでのデータ入力やアーカイブなどの手動による資産管理は、簡単に削除されたり、関連部署に通知せずに編集されたりする大きなリスクがあります。

  • 規模の拡大に伴う管理

企業の資産量が増加すると、管理が困難になります。例えば、従業員が500人を超えた場合、資産の分布をエクセルに保存したデータでは、管理部門が情報を探したり、メンテナンスを追跡したりすることが困難になります。さらには、データが現実とミスマッチすることによる損失のリスクもあります。

  • 人的資源の消費

資産管理データを取得するためには、担当部門はデータの入力や数量、状態などの資産管理に人的資源と時間を割り当てなければなりません。一人の従業員がこの仕事をするのにかかる時間はかなり長く、他の部署と重複することもあります。

資産管理における損失

3つの問題を見ると、従来の方法では多くの面で限界があることがわかります。そのため、企業は包括的な管理を行うERPシステムを用いて、デジタルトランスフォーメーションを迅速に実施する必要があります。

ERPがどのように便利な資産管理の問題を解決するのか、以下をご覧ください。

2. ERPソリューションは、企業の資産管理をより効率的にする

asset management process

ERPを導入すると企業の資産管理プロセスが最適化され、関連する各部門が同じシステム上でデータを共有・管理するようになります。

従来のシステムと比較して、ERPシステムのメリットを実感していただくために、新たな購買プロセスとデバイスの割り当てプロセスを説明し、比較します。依頼を受けてから、新しい機器の購入が進むまでのプロセスは簡単です。

ERP 従来の方法
1. 割り当てのリクエストは、システム上で直接行われます。

2. リクエストが承認されると、IT部門と関連担当者(人事、経理など)に情報が送られます。必要に応じて、他の倉庫の在庫を確認するためのサポートシステムも用意されています。

3. 在庫がない場合は、IT部門が注文を作成します。システムは3つの見積書の作成をサポートしており、同時に多くの承認された要求に対する注文をリンクしています。注文はシステム上で管理者によって承認されます。

4. 在庫を確認し、要求者にデバイスを割り当てます。

5. 依頼者はシステム上で受領を確認します。

1. 割り当てのリクエストは、フォームに従って作成され、すべての管理者に送られて承認されます。

2. リクエストが承認されると、IT部門はトラッキングエクセルファイルに基づいて、リクエストされた機器の空き状況を確認します。そのため、関係者(人事部、経理部など)は情報を受け取りません。

3. 専門部署は、電子メールまたは紙面上で見積書の承認を行い、発注します。

4. トラッキングファイルの確認と更新

5. 依頼者が引継書を確認します。

ERPシステムは、従来の方法よりも最適化された購買・流通プロセスをもたらします。

  • 厳密に管理されており、プロセスが完了した後は削除や編集が難しいようです。各段階で部署間の相互確認ができ、機器情報の欠落や紛失のリスクを最小限に抑えることができます。
  • 専門部署間でタイムリーに情報を連携・共有し、取引先の支払いの妥当性などの検査をサポートできます。
  • また、経営層も全社の設備状況を簡単に確認でき、それに応じて承認作業も簡素化されます。
  • 報告書は、エクセルによる管理に比べて、迅速かつ正確にほぼリアルタイムで作成されますが、データの入力者に大きく依存することになります。
  • メンテナンスの依頼など、すべての活動がシステム上に保存されるため、社員の資産保全に対する意識が高まります。

ERPシステムの導入により、資産管理プロセスの困難さが軽減され、運用コストも最適化されました。このソフトウェアを体験したい方は、こちらからBEMOにお問い合わせください。